一、系統背景
近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：
(一)傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難
(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長
(四)檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。
鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。
二、 RFID技術簡介
RFID(Radio Frequency Identification)，即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。
三、 系統概述
創羿科技研發了一套便于操作的檔案庫房管理系統，專門為各行業檔案庫房管理工作而設計的管理系統。其硬件外形設計精美，堅固耐用，有很高的實用性;軟件操作直觀、簡潔。大規模集成電路和貼片生產方式確保了產品的可靠品質。檔案庫房管理系統自投放市場以來，以其簡單的使用方法，準確的計算結果，受到了用戶的一致好評，并以其運行的安全性、技術的先進性，受到了專業人員的肯定，更以其方便準確的查詢功能受到了企業領導的贊賞。
使用該系統可以提高檔案庫房管理、查詢、借閱、盤點等工作效率，大大降低了人工成本和時間成本，提高了查閱效率，完善了借閱管理。
整個系統由手持盤點終端、發卡機、RFID讀卡器、RFID資產標簽及相關軟件組成。系統以計算機為控制中心，高性能的硬件設備為基礎，整個配置具有高安全性、可靠性。通過RFID自動識別射頻技術與傳統的資產標簽進行整合，有效的使用智能化信息產品進行檔案庫房管理。
四、 系統優勢
l 非接觸式數據采集
l 快速掃描，且一次性數據處理量大
l 標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用
l 數據安全性高
l 標簽耐用性好
l 標簽體積小型化、形狀多樣化
l 標簽可重復使用
l 穿透性和無屏障閱讀
l 標簽具有防盜功能
五、 系統組成
一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成。
5.1 RFID數據管理系統
該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫;手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。
5.2 檔案管理信息系統
該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。
具體系統如下：
l 儲位管理子系統
l 查詢管理子系統
l 銷毀管理子系統
l 安全管理子系統
綜上所述，RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽;檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。